Si vous avez reçu notification que l’IRS vous vérifie et nécessite une justification de votre déduction prévue à l’annexe C, nous pouvons vous aider!

Nous avons rassemblé certaines des questions courantes auxquelles nous sommes confrontés lorsque nous aidons des personnes à créer des journaux de kilométrage à des fins d’audit. Notre objectif chez ExpressMileage est de vous aider à créer le journal de kilométrage de la plus haute qualité qui résistera à l’audit IRS et ne sera PAS rejeté.

Dois-je fournir des adresses spécifiques dans mon carnet de conduite?
L’IRS indique que vous devez capturer l’emplacement ou la destination de vos lecteurs. La publication 463 de l’IRS indique un format de journal suggéré avec: “Destination (ville, ville ou région)”. Indiquer la région en général (“Zone métropolitaine de Chicago”) pour votre conduite est tout à fait acceptable. N’oubliez pas que plus votre emplacement devient précis – plus un auditeur peut facilement déconstruire votre journal et rechercher des incohérences.

Exemple de journal de conduite de la publication IRS 463

Dois-je fournir des pièces justificatives supplémentaires (reçus de changement d’huile, relevés de carte de crédit, etc.) à l’IRS pour valider mon journal?
Les auditeurs tentent souvent de dépasser les limites des informations requises pour les déductions prévues à l’annexe C. Ils peuvent demander des documents supplémentaires au-delà de votre journal de kilométrage pour vous aider à justifier la soumission de votre journal de conduite. Heureusement pour vous – l’IRS n’a pas le pouvoir de demander ces informations supplémentaires.

Lorsqu’on lui demande des informations complémentaires, cette réponse est souvent préférable pour contrer la demande:

Je serais heureux de vous fournir les informations que vous demandez – mais je dois comprendre quel règlement ou quelle décision stipule que ces informations supplémentaires sont nécessaires pour valider mon carnet de conduite. Je regarde actuellement la publication 463 et je ne vois pas où cette information est nécessaire.

Dois-je avoir un kilométrage professionnel et personnel dans mon journal?
Il est extrêmement rare d’utiliser un véhicule pour une utilisation professionnelle à 100%. Extrêmement rare. À un moment donné au cours de votre journée de travail, vous utiliserez probablement votre véhicule d’affaires à des fins personnelles: aller chercher vos enfants à l’école, conduire à déposer un livre chez votre voisin, etc.

Un journal de kilométrage de véhicule avec ZERO personnel est un indicateur RED d’audit IRS. Pensez à vos habitudes de conduite habituelles et assurez-vous d’inclure les miles personnels dans votre journal de bord.

Dois-je documenter chaque trajet (One-Way) ou puis-je utiliser les valeurs d’aller-retour dans mon journal de kilométrage?
Vous pouvez utiliser les valeurs aller-retour pour votre journal de kilométrage. Cela simplifie grandement la conservation des journaux et réduit le nombre d’entrées de journal.

Comme défini par l’IRS dans la publication 463:

Frais de voiture. Vous pouvez prendre en compte plusieurs utilisations de votre voiture pouvant être considérées comme faisant partie d’une seule utilisation, telles qu’un aller-retour ou une utilisation professionnelle ininterrompue, avec un seul enregistrement. Une utilisation personnelle minimale, comme un arrêt pour le déjeuner entre deux arrêts d’affaires, ne constitue pas une interruption de son utilisation.

Exemple. Vous effectuez des livraisons à plusieurs endroits différents sur un itinéraire qui commence et se termine dans les locaux de votre employeur et qui comprend un arrêt dans les locaux entre deux livraisons. Vous pouvez en tenir compte en utilisant un seul enregistrement de miles parcourus.

Que se passe-t-il si je commence à utiliser un véhicule 100% personnel pour une utilisation professionnelle au milieu de l’année? Ai-je besoin d’un journal de kilométrage?
Bonne question. Vous aurez toujours besoin d’un journal pour l’utilisation professionnelle après que le véhicule a commencé à être utilisé pour les affaires. Pour le kilométrage précédant la date (lorsque le véhicule était 100% personnel), on peut estimer de la manière suivante:

Comme défini par l’IRS dans la publication 463:

Changement de l’utilisation personnelle à une utilisation professionnelle.
Si vous modifiez l’utilisation d’une voiture d’une utilisation personnelle à une utilisation professionnelle au cours de l’année d’imposition, vous ne pouvez pas avoir d’enregistrements de kilométrage pour la période précédant le changement d’utilisation professionnelle. Dans ce cas, vous calculez le pourcentage d’utilisation commerciale pour l’année comme suit.

Déterminez le pourcentage d’utilisation commerciale pour la période suivant le changement. Pour ce faire, divisez les miles parcourus par le nombre total de miles parcourus au cours de cette période.
Multipliez le pourcentage en (1) par une fraction. Le numérateur (nombre du haut) correspond au nombre de mois d’utilisation de la voiture, et son dénominateur (nombre du bas) est 12.
Exemple. Vous utilisez une voiture uniquement à des fins personnelles au cours des 6 premiers mois de l’année. Au cours des 6 derniers mois de l’année, vous conduisez la voiture sur un total de 15 000 miles, dont 12 000 miles pour le travail. Cela vous donne un pourcentage d’utilisation de 80% (12 000 15 000) pour cette période.

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