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CONSEJOS Y TRUCOS PARA DEFENDER LA AUDITORÍA FISCAL DEL IRS

Si ha recibido un aviso de que el IRS lo está auditando y requiere la confirmación de su deducción del Anexo C, ¡podemos ayudarlo!

Hemos reunido algunas de las preguntas comunes que encontramos cuando ayudamos a las personas a construir registros de kilometraje para fines de auditoría. Nuestro objetivo en ExpressMileage es ayudarlo a construir el registro de kilometraje de la más alta calidad que resistirá la auditoría del IRS y NO será rechazado.

¿Debo proporcionar direcciones específicas en mi registro de manejo?

El IRS indica que debe capturar la ubicación o el destino de sus unidades. La Publicación 463 del IRS muestra un formato de registro sugerido con: “Destino (ciudad, pueblo o área)”. Proporcionar el área general (es decir, “Área metropolitana de Chicago”) para su conducción es completamente aceptable. Recuerde, cuanto más específica sea su ubicación, más fácilmente un auditor puede deconstruir su registro y buscar inconsistencias.

Ejemplo de formato de registro de conducción de la Publicación 463 del IRS

¿Debo proporcionar material de respaldo adicional (recibos de cambio de aceite, extractos de tarjetas de crédito, etc.) al IRS para validar mi registro?

Los auditores a menudo intentan sobrepasar el límite de la información requerida para las deducciones del Anexo C. Es posible que soliciten documentación adicional más allá de su registro de millaje para ayudar a corroborar el envío de su registro de manejo. Afortunadamente para usted, el IRS no tiene la autoridad para solicitar esta información adicional.

Cuando se le solicita material de apoyo adicional, esta respuesta suele ser mejor para contrarrestar la solicitud:

Estaré encantado de proporcionarle la información que está solicitando, pero necesito entender qué regulación o decisión establece que esta información adicional es necesaria para validar mi registro de conducción. Estoy mirando la Publicación 463 en este momento y no veo dónde se requiere esa información.

¿Necesito tener millaje comercial y personal en mi registro?

Es extremadamente raro usar un vehículo para uso comercial al 100%. Extremadamente raro. En algún momento durante su día laboral, es probable que tenga algún tipo de uso personal de su vehículo comercial: recoger a sus hijos de la escuela, conducir para dejar un libro a su vecino … etc.

Un registro de kilometraje del vehículo con CERO millas personales es una bandera ROJA de auditoría del IRS. Considere sus hábitos de manejo habituales y asegúrese de incluir millas personales en su registro.

¿Necesito documentar cada viaje (unidireccional) o puedo usar los valores de ida y vuelta en mi registro de kilometraje?

Puede utilizar los valores de ida y vuelta para su registro de kilometraje. Esto simplifica enormemente el mantenimiento de registros y reduce el número de entradas de registro.

Según lo definido por el IRS en la Publicación 463:

Gastos de auto. Puede dar cuenta de varios usos de su automóvil que pueden considerarse parte de un solo uso, como un viaje de ida y vuelta o un uso comercial ininterrumpido, con un solo registro. El uso personal mínimo, como una parada para almorzar en el camino entre dos paradas comerciales, no es una interrupción del uso comercial.
Ejemplo. Realiza entregas en varios lugares diferentes en una ruta que comienza y termina en las instalaciones comerciales de su empleador y que incluye una parada en las instalaciones comerciales entre dos entregas. Puede contabilizarlos utilizando un único registro de millas recorridas.

¿Qué sucede si comencé a usar un vehículo 100% personal para uso comercial a mitad de año? ¿Necesito un registro de kilometraje?

Buena pregunta. Aún necesitará un registro para el uso comercial después de que el vehículo comenzó a utilizarse para el negocio. Para el kilometraje anterior a la fecha (cuando el vehículo era 100% personal) se puede estimar de la siguiente manera:

Según lo definido por el IRS en la Publicación 463:

Cambio de uso personal a uso comercial.

Si cambia el uso de un automóvil del uso 100% personal al uso comercial durante el año fiscal, es posible que no tenga registros de kilometraje durante el tiempo anterior al cambio al uso comercial. En este caso, calcula el porcentaje de uso comercial para el año de la siguiente manera.

  1. Determine el porcentaje de uso comercial para el período posterior al cambio. Haga esto dividiendo las millas comerciales por las millas totales conducidas durante ese período.
  2. Multiplica el porcentaje en (1) por una fracción. El numerador (número superior) es el número de meses que el automóvil se usa para negocios, y el denominador (número inferior) es 12.

    Ejemplo. Utiliza un automóvil solo para fines personales durante los primeros 6 meses del año. Durante los últimos 6 meses del año, maneja el automóvil un total de 15,000 millas de las cuales 12,000 millas son para negocios. Esto le da un porcentaje de uso comercial del 80% (12,000 ÷ 15,000) para ese período.

¡Empezar!– Crear un registro de kilometraje

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