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DÉFENSEUR DES CONSEILS ET DES TRANSPORTEURS DE L’AUDITORIA FISCAL DEL IRS

Si vous avez reçu notification que l’IRS vous vérifie et nécessite une justification de votre déduction prévue à l’annexe C, nous pouvons vous aider!

Nous avons rassemblé certaines des questions courantes auxquelles nous sommes confrontés lorsque nous aidons des personnes à créer des journaux de kilométrage à des fins d’audit. Notre objectif chez ExpressMileage est de vous aider à créer le journal de kilométrage de la plus haute qualité qui résistera à l’audit IRS et ne sera PAS rejeté.

Dois-je fournir des adresses spécifiques dans mon carnet de conduite?
L’IRS indique que vous devez capturer l’emplacement ou la destination de vos lecteurs. La publication 463 de l’IRS indique un format de journal suggéré avec: “Destination (ville, ville ou région)”. Indiquer la région en général (“Zone métropolitaine de Chicago”) pour votre conduite est tout à fait acceptable. N’oubliez pas que plus votre emplacement devient précis – plus un auditeur peut facilement déconstruire votre journal et rechercher des incohérences.

Exemple de journal de conduite de la publication IRS 463

 

Dois-je fournir des pièces justificatives supplémentaires (reçus de changement d’huile, relevés de carte de crédit, etc.) à l’IRS pour valider mon journal?
Les auditeurs tentent souvent de dépasser les limites des informations requises pour les déductions prévues à l’annexe C. Ils peuvent demander des documents supplémentaires au-delà de votre journal de kilométrage pour vous aider à justifier la soumission de votre journal de conduite. Heureusement pour vous – l’IRS n’a pas le pouvoir de demander ces informations supplémentaires.

Lorsqu’on lui demande des informations complémentaires, cette réponse est souvent préférable pour contrer la demande:

Je serais heureux de vous fournir les informations que vous demandez – mais je dois comprendre quel règlement ou quelle décision stipule que ces informations supplémentaires sont nécessaires pour valider mon carnet de conduite. Je regarde actuellement la publication 463 et je ne vois pas où cette information est nécessaire.

Dois-je avoir un kilométrage professionnel et personnel dans mon journal?
Il est extrêmement rare d’utiliser un véhicule pour une utilisation professionnelle à 100%. Extrêmement rare. À un moment donné au cours de votre journée de travail, vous utiliserez probablement votre véhicule d’affaires à des fins personnelles: aller chercher vos enfants à l’école, conduire à déposer un livre chez votre voisin, etc.

Un journal de kilométrage de véhicule avec ZERO personnel est un indicateur RED d’audit IRS. Pensez à vos habitudes de conduite habituelles et assurez-vous d’inclure les miles personnels dans votre journal de bord.

 

Dois-je documenter chaque trajet (One-Way) ou puis-je utiliser les valeurs d’aller-retour dans mon journal de kilométrage?
Vous pouvez utiliser les valeurs aller-retour pour votre journal de kilométrage. Cela simplifie grandement la conservation des journaux et réduit le nombre d’entrées de journal.

Comme défini par l’IRS dans la publication 463:

Frais de voiture. Vous pouvez prendre en compte plusieurs utilisations de votre voiture pouvant être considérées comme faisant partie d’une seule utilisation, telles qu’un aller-retour ou une utilisation professionnelle ininterrompue, avec un seul enregistrement. Une utilisation personnelle minimale, comme un arrêt pour le déjeuner entre deux arrêts d’affaires, ne constitue pas une interruption de son utilisation.
Exemple. Vous effectuez des livraisons à plusieurs endroits différents sur un itinéraire qui commence et se termine dans les locaux de votre employeur et qui comprend un arrêt dans les locaux entre deux livraisons. Vous pouvez en tenir compte en utilisant un seul enregistrement de miles parcourus.

Que se passe-t-il si je commence à utiliser un véhicule 100% personnel pour une utilisation professionnelle au milieu de l’année? Ai-je besoin d’un journal de kilométrage?
Bonne question. Vous aurez toujours besoin d’un journal pour l’utilisation professionnelle après que le véhicule a commencé à être utilisé pour les affaires. Pour le kilométrage précédant la date (lorsque le véhicule était 100% personnel), on peut estimer de la manière suivante:

Comme défini par l’IRS dans la publication 463:

Changement de l’utilisation personnelle à une utilisation professionnelle.
Si vous modifiez l’utilisation d’une voiture d’une utilisation personnelle à une utilisation professionnelle au cours de l’année d’imposition, vous ne pouvez pas avoir d’enregistrements de kilométrage pour la période précédant le changement d’utilisation professionnelle. Dans ce cas, vous calculez le pourcentage d’utilisation commerciale pour l’année comme suit.

Déterminez le pourcentage d’utilisation commerciale pour la période suivant le changement. Pour ce faire, divisez les miles parcourus par le nombre total de miles parcourus au cours de cette période.
Multipliez le pourcentage en (1) par une fraction. Le numérateur (nombre du haut) correspond au nombre de mois d’utilisation de la voiture, et son dénominateur (nombre du bas) est 12.
Exemple. Vous utilisez une voiture uniquement à des fins personnelles au cours des 6 premiers mois de l’année. Au cours des 6 derniers mois de l’année, vous conduisez la voiture sur un total de 15 000 miles, dont 12 000 miles pour le travail. Cela vous donne un pourcentage d’utilisation de 80% (12 000 15 000) pour cette période.

 

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CONSEJOS Y TRUCOS PARA DEFENDER LA AUDITORÍA FISCAL DEL IRS

Si ha recibido un aviso de que el IRS lo está auditando y requiere la confirmación de su deducción del Anexo C, ¡podemos ayudarlo!

Hemos reunido algunas de las preguntas comunes que encontramos cuando ayudamos a las personas a construir registros de kilometraje para fines de auditoría. Nuestro objetivo en ExpressMileage es ayudarlo a construir el registro de kilometraje de la más alta calidad que resistirá la auditoría del IRS y NO será rechazado.

¿Debo proporcionar direcciones específicas en mi registro de manejo?

El IRS indica que debe capturar la ubicación o el destino de sus unidades. La Publicación 463 del IRS muestra un formato de registro sugerido con: “Destino (ciudad, pueblo o área)”. Proporcionar el área general (es decir, “Área metropolitana de Chicago”) para su conducción es completamente aceptable. Recuerde, cuanto más específica sea su ubicación, más fácilmente un auditor puede deconstruir su registro y buscar inconsistencias.

Ejemplo de formato de registro de conducción de la Publicación 463 del IRS

¿Debo proporcionar material de respaldo adicional (recibos de cambio de aceite, extractos de tarjetas de crédito, etc.) al IRS para validar mi registro?

Los auditores a menudo intentan sobrepasar el límite de la información requerida para las deducciones del Anexo C. Es posible que soliciten documentación adicional más allá de su registro de millaje para ayudar a corroborar el envío de su registro de manejo. Afortunadamente para usted, el IRS no tiene la autoridad para solicitar esta información adicional.

Cuando se le solicita material de apoyo adicional, esta respuesta suele ser mejor para contrarrestar la solicitud:

Estaré encantado de proporcionarle la información que está solicitando, pero necesito entender qué regulación o decisión establece que esta información adicional es necesaria para validar mi registro de conducción. Estoy mirando la Publicación 463 en este momento y no veo dónde se requiere esa información.

¿Necesito tener millaje comercial y personal en mi registro?

Es extremadamente raro usar un vehículo para uso comercial al 100%. Extremadamente raro. En algún momento durante su día laboral, es probable que tenga algún tipo de uso personal de su vehículo comercial: recoger a sus hijos de la escuela, conducir para dejar un libro a su vecino … etc.

Un registro de kilometraje del vehículo con CERO millas personales es una bandera ROJA de auditoría del IRS. Considere sus hábitos de manejo habituales y asegúrese de incluir millas personales en su registro.

¿Necesito documentar cada viaje (unidireccional) o puedo usar los valores de ida y vuelta en mi registro de kilometraje?

Puede utilizar los valores de ida y vuelta para su registro de kilometraje. Esto simplifica enormemente el mantenimiento de registros y reduce el número de entradas de registro.

Según lo definido por el IRS en la Publicación 463:

Gastos de auto. Puede dar cuenta de varios usos de su automóvil que pueden considerarse parte de un solo uso, como un viaje de ida y vuelta o un uso comercial ininterrumpido, con un solo registro. El uso personal mínimo, como una parada para almorzar en el camino entre dos paradas comerciales, no es una interrupción del uso comercial.
Ejemplo. Realiza entregas en varios lugares diferentes en una ruta que comienza y termina en las instalaciones comerciales de su empleador y que incluye una parada en las instalaciones comerciales entre dos entregas. Puede contabilizarlos utilizando un único registro de millas recorridas.

¿Qué sucede si comencé a usar un vehículo 100% personal para uso comercial a mitad de año? ¿Necesito un registro de kilometraje?

Buena pregunta. Aún necesitará un registro para el uso comercial después de que el vehículo comenzó a utilizarse para el negocio. Para el kilometraje anterior a la fecha (cuando el vehículo era 100% personal) se puede estimar de la siguiente manera:

Según lo definido por el IRS en la Publicación 463:

Cambio de uso personal a uso comercial.

Si cambia el uso de un automóvil del uso 100% personal al uso comercial durante el año fiscal, es posible que no tenga registros de kilometraje durante el tiempo anterior al cambio al uso comercial. En este caso, calcula el porcentaje de uso comercial para el año de la siguiente manera.

  1. Determine el porcentaje de uso comercial para el período posterior al cambio. Haga esto dividiendo las millas comerciales por las millas totales conducidas durante ese período.
  2. Multiplica el porcentaje en (1) por una fracción. El numerador (número superior) es el número de meses que el automóvil se usa para negocios, y el denominador (número inferior) es 12.

    Ejemplo. Utiliza un automóvil solo para fines personales durante los primeros 6 meses del año. Durante los últimos 6 meses del año, maneja el automóvil un total de 15,000 millas de las cuales 12,000 millas son para negocios. Esto le da un porcentaje de uso comercial del 80% (12,000 ÷ 15,000) para ese período.

¡Empezar!– Crear un registro de kilometraje

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